請求書をAIに任せたら、月に15時間返ってきた話

事務は、地味にしんどい

軽井沢のwashdeli（ロビンソン株式会社）で執行役員をしていたころ、いちばん地味にしんどかったのは、現場の仕事じゃなくて、事務でした。

請求書を作る。発送する。入金を確認する。台帳に書き込む。月末にまとめる。

ひとつひとつは数分の作業なんです。でも、これが20件、30件と積み重なると、気づいたら半日が消えていた、みたいな日が普通にありました。

数えてみると、それなりの時間だった

ある日ふと、これって月にどれくらいやってるんだろうって、ざっと数えてみたんです。

請求書まわりだけで、だいたい月に20時間以上は使っていました。お風呂に入って寝るだけの日が、何日分か潰れている計算です。

内訳をざっと書くと、こんな感じでした。

1枚作るのに10分から15分。月に30件くらい。これで450分、7時間半。発送と入金確認と台帳記入で、1件あたりさらに10分。これで300分、5時間。月末のまとめと突き合わせで、半日が2回。ぜんぶ足すと20時間を軽く超えていた、というのが正直なところです。

これは整えがいがあるな、と思いました。

全部やめたわけじゃない

それで少しずつ、機械の手に渡せるところを渡していきました。

宛先の引き当て、金額の計算、定型の文面づくり、ファイル名の整え。このあたりは、わりとあっさり任せられる。

でも、ぜんぶをAIに丸投げしたわけじゃないんです。最後に金額と宛先を目で確認する作業だけは、自分の手元に残しました。お金にかかわる部分なので。

月に、だいたい15時間

しばらく回してみて、計ってみたら、月に15時間くらいは確実に返ってきていました。

どこが返ってきたかというと、請求書づくり7時間がほぼゼロに、発送と台帳の入力5時間が2時間くらいに、月末のまとめが半日2回から2時間に。足して15時間ちょっと。目で確認する作業を残したので、5時間ぶんは引き続き自分の手元に残しています。

返ってきた時間で、何をしたかというと、現場のスタッフとちゃんと話すようになったんです。今までは「ごめん、事務が残ってて」と言って後回しにしていた会話を、ちゃんと座って聞けるようになった。

事務を整えたら、人と話す時間が増えた。これは思っていなかった効果で、ちょっとうれしかったです。

自動化したい、の本当の意味

たぶん多くの人が「事務を自動化したい」と言うとき、本当にほしいのは、楽になることだけじゃないんですよね。

返ってきた時間で、もう一度、自分にとって大事な人と話したり、現場を歩いたり、ちゃんと考えたりしたい、ってことなんじゃないかな、と思います。

機械の手はとても便利だけど、そこで生まれた時間をどう使うかは、結局こちら側の話。そこまでセットで考えると、たぶん業務改善ってもう少し豊かなものになる気がしています。