新人さんに渡す清掃マニュアル、結局3行にした

20ページのマニュアルは、読まれない

昔は、新人さんが入るたびに、20ページくらいの清掃マニュアルをコピーして渡していました。

道具の名前、洗剤の希釈、各エリアの手順、注意事項、写真つきのチェック項目。全部入っているはずでした。

でも現場で見ていると、誰もそれを参照していないんです。質問してくる項目を読み返すと、全部マニュアルに書いてありました。

20ページのマニュアルは、たぶん誰も読んでいなかったんですよね。

「全部書いておく」は、思考停止だった

これ、自分の側の問題だな、と思いました。

情報を全部マニュアルに詰め込むのは、書き手が「漏れがないように」と安心したいだけだったんです。読む人の頭の中までは、想像していなかった。

新人さんが初日に必要なのは、20ページぶんの知識じゃない。最初の1時間で迷わない3行で、十分でした。

AIに「3行にして」と頼んだ

それで、いまある20ページのマニュアルをAIに丸ごと渡して、「新人さんが初日の朝、不安にならずに動けるための3行を作って」と頼みました。

返ってきた3行は、こんな感じです。

1つ、わからないことが出たら、まず現場のリーダーに聞いてください。
2つ、洗剤と水の比率は、容器の側面に書いてある通りでOKです。
3つ、1時間ごとに、撮った写真を私（照井）にLINEで送ってください。

これだけ。20ページが、3行になりました。

あとは、現場で覚えてもらう

細かい手順は、現場で実際に動きながら覚えてもらえばいい、と割り切りました。

紙のマニュアルに書いてあっても覚えられないことは、体を動かさないと身につかない。当たり前のことなんですけど、これに気づくのに、けっこう時間がかかりました。

紙の存在は、覚える邪魔をしていたんですよね。「ここに書いてあるから大丈夫」と思って、頭で覚えない。

3行でいい、という勇気

20ページから3行に減らすのは、けっこう勇気がいることでした。

「これも書いておかないと、抜けたら困る」「あれも書いておかないと、責任問題になる」って、いろんな声が頭の中で鳴るんです。

でも実際にやってみると、3行の方が、明らかに新人さんがちゃんと動けていました。

削ることは、不安を減らすことじゃなくて、相手の頭の中を空けてあげること。マニュアルも、業務も、たぶん同じだなあと、最近よく思います。

情報を増やすことより、削ってととのえることの方が、ずっと難しい仕事だったみたいです。