清掃道具の場所を全員が知らなかった話

「あの洗剤、どこ？」が毎日起きる

当社では、20施設に道具を分散して置いています。

各現場に倉庫があったり、専用の棚があったり、清掃用具を保管しておく場所がそれぞれあるんです。

で、現場に着いてから「あの中性洗剤、どこ？」「窓拭き用のスクイージーは？」が毎日のように発生していました。

ベテランは場所を知っている。新人は知らない。間に立つリーダーが、毎回案内する。

頭の中で覚えていることが、共有財産にならない

ベテランの頭の中には、20施設ぶんの「道具の置き場マップ」が入っているんです。

でも、そのマップは紙にも書かれていないし、誰にも共有されていない。本人だけが知っている状態。

これって、ベテランが休んだ瞬間に、現場が止まるリスクなんですよね。

実際、ベテランが体調を崩した週は、各現場で「あれどこ？」が3倍に増えました。

写真で、棚卸しを始めた

それで、各現場の倉庫を、写真で全部撮ることにしました。

扉を開けた状態の写真、棚の各段の写真、引き出しの中身。1現場あたり10〜15枚ほど。20施設で250枚くらい。

これだけで時間がかかったんですが、いったん撮ってしまえば、あとはAIに渡せばよかったんです。

AIに、台帳を作らせる

250枚の写真をAIに渡して、こう頼みました。

「各写真を、施設名・棚の位置・収納されている道具のリスト、の3項目にまとめて。同じ道具が複数施設にある場合は、施設別に並べて。」

返ってきたのは、20施設ぶんの「道具の置き場マップ」でした。

たとえば「A施設・地下倉庫・北側上段：中性洗剤500ml × 4本」「A施設・地下倉庫・北側下段：スクイージー大 × 2本」みたいな粒度です。

これをスプレッドシートにして、現場のスタッフ全員が見られる場所に置きました。

「どこ？」が消えた

台帳ができてから、「あの洗剤、どこ？」がほぼ消えました。

スマホでスプレッドシートを開いて、施設名で検索して、道具の場所がわかる。30秒で解決します。

ベテランも、頭の中で覚えておく負担がなくなって、ラクそうでした。

覚えていることは、書き出した方がラク

ここから学んだのは、ベテランの頭の中の知識は、できる限り早めに書き出してしまった方がいい、ということでした。

覚えていることって、本人にとっては「当たり前」なんです。だから、わざわざ書く動機が出にくい。

でも、当たり前のことが共有されていないと、新人が育ちにくいし、ベテランが休めない。

AIは、その「ベテランの頭の中を、外に出す手伝い」ができる相手でした。写真とAIだけで、20施設の道具の場所が言葉になる。

個人の中にしまわれていた知恵を、チームのととのえる材料に変える。これがいちばん地味で、いちばん効く仕事だなあと、最近よく思います。