面倒な打ち合わせ準備を、AIに渡した話

毎月、お客さまとの打ち合わせが、20件くらいあります。

それぞれの準備が、地味に時間を取っていたんですけど、AIに渡したらかなり楽になりました。今日はその話を、すこし。

準備のほうが、本番より重い

「打ち合わせって、本番の60分が大事ですよね」とよく言われるんですけど、わたしの感覚では、準備のほうがずっと重いんです。

その会社のことを思い出す。前回までの議事録を読み返す。今日話す論点を3つくらいに絞る。資料を1枚にまとめる。

これを毎回やると、1件あたり30〜40分くらいは普通にかかる。20件なら、月に12時間以上です。

全部やる必要は、たぶんない

ある日、これを真面目に整理してみました。

「準備の中で、自分しかできないこと」と「機械の手でも十分なこと」を、紙に並べてみたんです。

そうしたら、自分しかできないと思っていた部分は、半分以下でした。

たとえば、過去の議事録から「前回の宿題」を拾い出す作業。これは、機械のほうが早いし正確です。資料の見た目を整える作業も、人間がやる必要はあんまりない。

何を渡したか

具体的に渡したのは、3つです。

1つ目。前回の議事録を要約して、今日の打ち合わせの「最初の3分で確認すること」を出してもらう。

2つ目。お客さまの会社の最近の動きを、ニュースやSNSから集めて、3行にまとめてもらう。

3つ目。資料の体裁を整えるところ。タイトルと小見出しと、図のレイアウト。

この3つだけで、準備時間が1件30分から12分くらいまで減りました。

自分が残したのは、何か

逆に、絶対に手放さなかった部分もあります。

それは、「今日いちばん相手に伝えたい一言を、自分の頭で決めること」でした。

たとえば、ある提案書の打ち合わせなら、「今日は値段の話より、半年後の景色の話を先に置きたい」みたいな、感覚的な意思決定。

ここは、機械の手にはどうしても任せられないんです。お客さまの顔を思い浮かべて、最近のメールのトーンを思い出して、「今日はこっちから始めたほうがいいな」と決める部分。

ここを自分でちゃんと考えるからこそ、機械が出してくれた骨組みが活きる。

楽になった時間で、何をしたか

準備が短くなった分、何をしたかというと、もう一度議事録をゆっくり読み返す時間に使うようになりました。

前回お客さまがぽろっと言った言葉。何気ない雑談で出てきたこと。それをもう一度ちゃんと拾えるようになった。

そうすると、本番の打ち合わせで「あ、前回のあの話、ちゃんと覚えていてくれたんですね」と言われることが増えるんです。

これって、機械の手に任せて生まれた時間が、結局いちばん「人間っぽい仕事」に戻っていく、ってことなんじゃないかな、と思いました。

任せるところと、握るところ

打ち合わせの準備という、地味で大事な仕事を整理してみて、わかったことがあります。

機械の手に任せるべきは、「形が決まっていて、繰り返しがある作業」。自分が握っておくべきは、「相手の顔を思い浮かべて決める判断」。

この線引きさえちゃんと決まっていれば、ほとんどの業務は、半分くらいまで時間を縮められると思います。

楽になることが目的じゃない。生まれた時間で、もう一度ちゃんと相手と向き合うこと。これがいちばん大事だと、ふりかえって思います。